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长春光机所因公出国(境)相关手续办理说明
2019-11-14
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  所属各有关部门: 

  国际合作处负责本所职工的因公出国(境)出访相关事务,现将因公出访事宜通告如下。 

  请出访团组根据出访计划合理安排出访申请时间,建议提前2个月申请。部分国家及地区如美国、台湾地区等建议应至少提前3个月准备申请。 

  因公出访人员请首先下载《中国科学院长春光机所因公出国(境)出访手册》(以下简称出访手册,详见附件1),了解因公出访具体流程,详见出访手册第二章。 

  请注意未列入年度因公出访计划的出访人员需通过ARP系统在线填写长春光机所国际合作与交流出国(境)申请表(详见附件2),经审批通过后,方可通过ARP系统正式提交出访申请。 

  因公出访团组拥有邀请函后,出访人员需填写出访备案表及安全防范承诺书后,出访团组可委派一人前往国际合作处在内网ARP系统中进行出访前公示,公示后方可正式申请出访批件。(邀请函示例详见附件3,备案表及安全防范承诺书详见附件3-1 

  申请批件:出访团组通过院新一代ARP系统填报申请,一般团组、赴港澳台团组、双跨团组申请批件过程详见出访手册第三章。 

  申请护照:出访批件正式由中科院批复后,方可办理因公护照,具体参考出访手册第四章。双跨团组办理因公护照参考出访手册第四章第四节。 

  申请签证:出访团组成员均有因公证照后方可办理各国签证,具体办理流程详见出访手册第五章。办理德国签证示例详见出访手册第五章第二节,办理美国签证示例详见出访手册第五章第三节。针对部分免签国家(详见附件5)及办理电子签证国家需办理出境证明,具体办理流程详见出访手册第五章第四节。 

  出访团组出访前,国际合作处及保密处共同组织因公出国(境)行前教育,出国团组成员需参加行前教育,认真学习行前教育手册(详见附件14)及签署安全防范承诺书(详见附件3-1)。具体说明详见出访手册第六章。 

  出访团组出访期间,应严格遵守外事纪律,注意人身安全,出访团组需成立应急处理小组,遇突发事件应第一时间上报国际合作处、保密处等部门。具体说明详见出访手册第七章。 

  出访团组出访后,出访人员均需填写《出国(境)人员归国回访记录表》(详见附件15),出国(境)团组人员务必在回国后7天内将证照送至国际合作处统一保管。同时,应在1个月内提交出访总结(模板详见附件16),出访人员归还证照、提交出访总结及回访记录表后方可办理出国核销手续,否则不予办理。相关说明详见出访手册第八章。 

  具体报销所需材料及示例详见附件22 

  有关办理批件、护照、签证等常见问题,详见出访手册第九章。     

  温馨提示 

  出访国家住宿费、伙食费及公杂费标准请参考附件20,部分国家地区住宿标准有所调整,若调整请参考附件21。伙食费及公杂费包干报销,住宿费不得超出出访国家地区住宿标准,据实核销。 

  联系人:唐 奇   联系电话:86708197 

  邮箱:tangq@ciomp.ac.cn    

  附件1:中国科学院长春光机所因公出国(境)出访手册 

  附件2 长春光机所国际合作与交流出国(境)申请表 

  附件3:外方邀请函示例 

  附件3-1:因公临时出国(境)人员备案表及出国(境)安全防范承诺书 

  附件3-2:长春光机所因公临时出国(境)任务和预算审批意见表 

  附件4:双跨团组《关于组织“双跨”团组征求意见函》、《出访任务批件》、《出访任务通知书》样例 

  附件4-1 科技保密证明 

  附件4-2 因公临时赴台湾人员备案表 

  附件4-3 赴台批件及台方出具的入台许可证示例 

  附件4-4 因公护照申请信息表 

  附件5:签证互勉国家 

  附件6:照会填报示例 

  附件7:签证团组信息表填报示例 

  附件8:缺少邀请信原件证明 

  附件9:经济担保证明模板 

  附件10:英文(日程)-无特别格式要求 

  附件11:出访欧洲保险示例及及发票示例 

  附件12:附件1 -赴德国签证预约申请表格式 

  附件12:附件2-赴德国签证免预约申请表格式 

  附件13:美国签证所需日程表填报示例 

  附件14:中科院出国()行前教育手册 

  附件15:出国()人员归国回访记录表 

  附件16:因公出国()出访总结模板 

  附件17:长春光机所XX6人出访XX国的情况说明 

  附件18:长春光机所XX团组拟调整出访时间的情况说明 

  附件19:机票行程单示例 

  附件20:各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表 

  附件21:调整因公临时出国部分国家地区住宿费标准 

  附件22:因公出访核销有关说明 

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